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企業管理標準化丨ERP落地全靠這三個基礎的標準化

導讀】 很多的企業在引進ERP之初,熱情很高,對ERP的期望值也高,但是在ERP正式運行之后,往往會出現很多的問題。這些問題最基本的就表現在很多工作沒有標準可循。所以,在ERP體系的搭建過程中,要時刻考慮標準化的準則。

  我到過很多企業,也用過很多個品牌的ERP系統,有些公司的ERP形同虛設,很多工作都是系統外操作。

  很多的企業在引進ERP之初,熱情很高,對ERP的期望值也高,但是在ERP正式運行之后,往往會出現很多的問題。這些問題最基本的就表現在很多工作沒有標準可循。所以,在ERP體系的搭建過程中,要時刻考慮標準化的準則。服裝智能制造精英俱樂部針對以往經驗,整理以下三個標準,供大家參考。

  一、編碼規則標準化。

  從原材料編碼、客戶代碼、供應商代碼、庫位代碼、產線代碼,到狀態代碼、系統菜單代碼等,只要在系統體系內的所有代碼,都要考慮標準化的問題。這個標準化,是其他一切功能和標準化的基礎。如果沒有嚴謹的考慮標準化問題,后續會造成嚴重的困擾。隨意舉一個例子,比如說扣子的編碼,如果編號沒有根據企業的特征和需要設置特定格式的編碼規則,那后續就無法根據扣子編號處理相關數據,和簡化查找。所以,在系統開發之初,就要全局規劃各種編碼規則,并設定標準,嚴格執行。

  服裝智能制造精英俱樂部表示,在編碼標準化的過程中,要遵循以下原則:

  1.編碼分類不可擴展性。對于每一種編碼,都會根據特征進行分類,比如說大類、小類,然后的擴展碼的形式。在這些分類中,每種分類的類型是不可擴展的。比如有汽車零部件企業在零件編碼中加入車型代碼,這種在后續就會產生嚴重的問題,因為隨著企業發展車型會越來越多,一方面會超出編碼位的設置空間,另一方面超出10類以上的分類在實際應用中就沒有了分類的意義。所以,我們在編碼分類時,要考慮分類的不可擴展性。

  2.編碼的可擴展性。往往在我們的編碼中,前幾位是根據各種需要和規則,分類碼的疊加,到后面幾位往往就是擴展碼。我們在編碼設計時,就要根據未來預計的數量級,預留足夠的擴展空間,確保在預知時間周期內,有足夠的編碼可用。

  3.編碼的唯一性。無論是什么編碼,是用于什么目的的,只要生成一個代碼號,就如同身份證號一樣,在系統內,甚至是在企業信息化體系內,是唯一性的。這個代碼可以表示一種物料、一個規則、一種事務、一種邏輯、一種狀態等等,只要它存在,它就在體系內是唯一的,不可有重復概念的存在。

  4.編碼的格式化。一旦以上原則掌握了,最后一個是編碼的格式要求。要求在出現重新定義編碼規則前,必須執行現有編碼規則的固定格式要求。包括每一位編碼的含義、每一類編碼的要求、以及整個編碼的長度等等。一旦這些固化下來,編碼者只有選擇,沒有新定義的權利。這樣,就保證了不管多少年,誰都能看得懂和有效利用編碼。

  有些人還有其他的一些原則,比如說可使用性、可讀性、效率性等等,我認為這些是編碼存在前提,而不是編碼標準化的原則;蛟S,有待探討,我們可以討論。

  二、流程標準化。

  我們根據企業的管理需求和系統的邏輯要求,完成了系統的功能開發。服裝智能制造精英俱樂部專家說過,當代,再厲害的系統,也無法完全滿足企業的需求,而只有在系統功能基礎上,配合流程規范,才能發揮系統最大的效用。這就是我常提到的,沒有完美的系統,只有完美的體系。這樣,我們就要有一整套匹配的流程規范。而企業的ERP系統涉及企業的整個運營過程,這樣,整套的流程規范就不是一兩個流程能夠解決的。所以,我們在編制流程規范時,就要遵循標準化的原則。從格式,到內容,要做到所有相關人員,只要了解企業流程的特征,都能依據流程看得懂、說得明、做得好,確保能夠通過書面的理解,正確的掌握操作規范。

  在流程標準化的過程中,要遵循以下原則:

  1.流程版本格式化。不管是什么樣的流程,應該根據企業要求和流程特征,設定格式化的規范。從標題、版本號、到流程圖、列表、注解等,都應該有統一的規范。這樣,任何員工認真閱讀,都能抽絲剝繭,理解到流程的核心內容,并能正確的操作執行。

  2.流程的邏輯性。在ERP體系中的流程,是對系統操作端,或者是系統邏輯無法實現或者實現過于復雜的“盲點”,進行流程的規范和補充。因此,我們在設計和規范流程時,必須考慮流程本身和流程之間的邏輯關系,包括在管理過程中,也需要考慮邏輯性。依據這樣的要求,流程邏輯性要求的標準化原則就有:A盡可能保證單一邏輯,即從上一步到下一步,沒有可選擇性,只能選擇執行;B如果必須有選擇,要明確選擇的前提條件,而這個前提條件不能有模棱兩可或重疊的邏輯。如果確保了以上兩條標準,流程的邏輯嚴謹性可期。

  3.流程的可執行性。流程是用來執行的。在設計和規范流程時,一方面是考慮管理需要和系統功能的配合,另一方面是考慮員工的可執行。如果我們設計了一套流程規范,什么都好,就是員工無法執行,不管什么原因,這套流程都是有問題的。

  服裝智能制造精英俱樂部專家說:如果我們把握了以上三個原則,相信所規范的流程,會起到期望的作用。還是那句話:沒有完美的系統,只有完美的體系。流程規范就是這個完美體系中的重要組成部分。

  三、KPI標準化。

  我們完美體系,還有一個重要組成部分,就是KPI體系。KPI是對實際運營過程的考核,包括對系統功能的考核、操作執行的考核、還有管理策略的考核等?己说慕Y果是為了后續優化,是使系統功能、流程規范,甚至策略、戰略,更符合未來的實際發展。服裝智能制造精英俱樂部專家說表示,KPI往往是對某一期間數據的匯總統計,反映這段期間實際的狀況,是結果導向管理策略;但不同期間的匯總數據的匯總,就是將結果導向過程化,最終形成數據的過程管理策略。因此,KPI的標準化就至關重要了。沒有標準化的KPI數據,就無法匯總,無法對比,無法反映真實過程,也就沒有了實際意義。

  同樣,也要談一談KPI標準化,應該遵循的原則:

  1. KPI數據源的標準化。為統計KPI,所需要的數據要來源于一致的數據庫,要有明確的數據篩選條件,以及數據整理后數據表現的含義必須一致。這樣,首先從數據層面,確保最終KPI的結果是有效的。

  2. KPI統計方法的標準化。在數據有效的前提下,要把握同一統計方法和數據處理過程,確保數據整理的過程是有效的。往往在實踐中,要么沒有剔除無效數據、要么遺漏關鍵條件、要么數據匯總結果不一致,導致后續的數據無法加總、對比和分析。這樣,最終的KPI統計是無效的。

  3. KPI輸出的標準化。數據源正確,數據過程正確,那最后就是要正確的數據輸出了。這就要求KPI輸出格式標準化。我們整理了正確的KPI數據,每天、每周或其他固定期間,都以固定格式的版本,輸出KPI數據。所有需要的管理者和員工,都能看得懂和方便的使用這些數據,關鍵不能造成誤解。這樣搭建的KPI體系,最終才能實現其存在的價值。

  KPI其實就是PDCA循環中的C,我們擁有了ERP系統,有了運營過程量化的數據庫,可以充分利用系統數據,反映真實的狀況和問題,甚至是發現表層問題背后的真正原因,最終根據這些問題和原因,制定系統功能、流程規范、甚至是管理策略的調整和優化方案,實時的創造最適合的運營管理環境。

  服裝智能制造精英俱樂部專家說,從本質上講,標準化,其實就是人與人交流和合作的前提。因為有了統一的意識和語言,人們才能合作;因為有了統一的貨幣,人們才有了交易;因為有了規范或默認的法則,社會才有了規則;因為有了體系的標準化,ERP體系才有了表現強大作用力的前提。這也是渺小的人類,能夠統治龐大的地球的根源所在。所以,我們要重視標準,重視標準化原則。

聲明:本文章來自于徐進的信念專家專欄,此類稿件不代表本網觀點。
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